Про затвердження Концепції створення Центру надання адміністративних послуг Долинської міської ради

Тип документу: . № 124-6/2019 від 10.10.2019. Стан: чинний Дата публікації: 15.10.2019

УКРАЇНА
ДОЛИНСЬКА МІСЬКА РАДА
ІВАНО-ФРАНКІВСЬКОЇ ОБЛАСТІ

РІШЕННЯ

Від 10.10.2019. №124-6/2019
м. Долина
Про затвердження Концепції створення
Центру надання адміністративних
послуг Долинської міської ради

З метою створення належних умов для виконання положень Закону України «Про адміністративні послуги», забезпечення доступності та покращення якості надання адміністративних послуг та реєстраційних процедур, керуючись Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні», міська рада

В И Р І Ш И Л А:

1.Затвердити Концепцію створення Центру надання адміністративних послуг в складі виконавчого органу Долинської міської ради (додається).

2.Контроль за дотриманням Концепції покласти на постійну комісію міської ради мандатну, з питань депутатської діяльності та етики, охорони здоров’я, соціального захисту, законності та правопорядку.

Міський голова                                                           Володимир Гаразд

Затверджено:
рішенням міської ради
від 10.10.2019. № 124-6/2019

 Концепція
створення Центру надання адміністративних послуг
Долинської міської ради

 1.Загальні положення

Концепція створення Центру надання адміністративних послуг (далі – Концепція) розроблена з метою реалізації вимог Закону України «Про адміністративні послуги» у відповідності із Законом України «Про дозвільну систему у сфері господарської діяльності», Законом України «Про перелік документів дозвільного характеру у сфері господарської діяльності» (із змінами), постановою Кабінету Міністрів України від 20.02.2013 р. № 118 «Про затвердження Примірного положення про центри надання адміністративних послуг» (із змінами), постановою Кабінету Міністрів України від 01.08.2013 р. № 588 «Про затвердження Примірного регламенту центру надання адміністративних послуг» (із змінами), розпорядженням Кабінету Міністрів України від 16.05.2014 р. № 523-р «Деякі питання надання адміністративних послуг» (із змінами) для забезпечення функціонування центру надання адміністративних послуг.

Концепція створення Центру надання адміністративних послуг (далі – ЦНАП) в Долинській міській раді спрямована на втілення у практику нових підходів у взаємовідносинах органів місцевого самоврядування та громадян, вдосконалення процесів надання адміністративних послуг та здійснення реєстраційних процедур.

Концепція визначає організаційно-правові питання створення і функціонування ЦНАП в структурі виконавчих органів міської ради, встановлює єдині засади організації роботи структурних підрозділів та працівників міської ради з надання якісних адміністративних послуг замовникам (фізичним та юридичним особам) через ЦНАП шляхом його співпраці з суб’єктами надання адміністративних послуг.

Визначення основних термінів:

Адміністративна послуга – результат здійснення владних повноважень суб’єктом надання адміністративних послуг за заявою фізичної або юридичної особи, спрямований на набуття, зміну чи припинення прав та/або обов’язків такої особи відповідно до закону.

Суб’єкт звернення – фізична особа, юридична особа, яка звертається за отриманням адміністративних послуг.

Суб’єкт надання адміністративної послуги – орган виконавчої влади, інший державний орган, орган місцевого самоврядування, їх посадові особи, державний реєстратор, суб’єкт державної реєстрації, уповноважені відповідно до закону надавати адміністративні послуги.

Центр надання адміністративних послуг (ЦНАП) – постійно діючий робочий орган або структурний підрозділ місцевої державної адміністрації або органу місцевого самоврядування, в якому надаються адміністративні послуги через адміністратора шляхом його взаємодії з суб’єктами надання адміністративних послуг.

Адміністратор – посадова особа органу, що утворив центр надання адміністративних послуг, яка організовує надання адміністративних послуг шляхом взаємодії з суб’єктами надання адміністративних послуг.

Вхідний пакет документів – комплект документів, сформований відповідно до чинного законодавства, що подає одержувач для отримання адміністративної послуги.

Результат послуги – документ або комплект документів, оформлений і сформований відповідно до чинного законодавства, що видається одержувачу після надання адміністративної послуги.

Електронна база даних – електронна система обліку і контролю, що складається з серверної частини, що акумулює всю інформацію про порядок здійснення дій, пов’язаних з наданням адміністративних послуг і рух всіх документів в рамках роботи ЦНАП та клієнтських частин, що є робочими місцями працівників ЦНАП і об’єднані в єдину внутрішньо організаційну мережу з певними правами доступу для різних користувачів.

Інформаційна картка – документ, в якому відображена інформація для одержувачів адміністративних послуг щодо порядку отримання адміністративної послуги.

Технологічна картка – документ, в якому відображено алгоритм дій працівників виконавчих органів міської ради, залучених органів виконавчої влади, підприємств, установ, організацій, що надають адміністративні послуги.

Реєстр адміністративних послуг – перелік адміністративних послуг, що надаються виконавчими органами міської ради, комунальними підприємствами міської ради відповідно до повноважень, передбачених чинним законодавством.

Якість (стандарт) адміністративної послуги – сукупність характеристик адміністративної послуги, що визначають її здатність задовольняти встановлені або очікувані потреби замовника.

2.Обґрунтування необхідності прийняття Концепції

Однією з актуальних проблем при формуванні громадського суспільства є потреба в розвитку та підтримці довіри громадян до органів влади та органів місцевого самоврядування. У вересні 2012 року був прийнятий Закон України «Про адміністративні послуги», відповідно до якого при міських радах і райдержадміністраціях були створені центри надання адміністративних послуг, в яких надаються адміністративні послуги через адміністраторів шляхом їх взаємодії з суб’єктами надання адміністративних послуг. Законом України від 10.12.2015 № 888-VIII «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо розширення повноважень органів місцевого самоврядування та оптимізації надання адміністративних послуг» були внесені зміни до Закону України «Про адміністративні послуги», зокрема з’явилася норма про створення ЦНАП при виконавчих органах міських, міст районного значення, селищних, сільських рад у разі прийняття відповідними радами такого рішення. Нова вимога з’явилася в контексті об’єднання територіальних громад (ОТГ). Саме Закон України «Про адміністративні послуги» несе нову ідеологію – служіння громадянам з боку держави. Складовою частиною нових реформ є своєчасне, повне і якісне надання адміністративних послуг.

Долинською міською радою надається понад 90 адміністративних послуг (в тому числі реєстраційних процедур). Існуюча в місті організація надання адміністративних послуг здебільшого наближена до виконання вимог законодавства, проте залишається з багатьма недоліками і проблемами об’єктивного і суб’єктивного характеру, що створюють незручності для громадян. Із створенням Долинської ОТГ незручності також відчувають мешканці сіл:
– виконавчі органи розміщені в різних приміщеннях;
– обмежені дні та години прийому;
– строки, встановлені для надання деяких послуг, є необґрунтовано тривалими;
– наявність різноманітних баз даних виконавчих органів ради та інших відомств, не пов’язаних між собою, та необхідність збору одержувачем послуг підтверджуючої інформації з різних організацій для отримання кінцевого результату;
– недостатній організаційний та технічний рівень комунікації між виконавчими органами міської ради з органами виконавчої влади;
– не налагоджений процес отримання адміністративних послуг в сільській місцевості;
– відсутність моніторингу реалізації виконавчими органами ради функцій у сфері надання адміністративних послуг.

3.Мета та завдання Концепції

Мета Концепції – подальша розбудова відкритості та ефективності діяльності Долинської міської ради та її виконавчих органів, зокрема в частині надання адміністративних послуг.

Основними завданнями Концепції є:
– організаційне забезпечення створення ЦНАП та розподіл відповідальності;
– побудова ефективної системи надання адміністративних послуг;
– функціонування ЦНАП;
– поліпшення механізму надання адміністративних послуг у виконавчих органах міської ради;
– створення віддалених робочих місць в старостинських округах;
– навчання та мотивація працівників ЦНАП.

4.Вимоги до ЦНАП

ЦНАП – це комфортний офіс, в якому надаються найбільш затребувані серед населення адміністративні послуги за принципом «єдиного вікна».

Головні вимоги до ЦНАП:
– достатній перелік послуг, який включає найбільш важливі та популярні послуги серед громадян і представників бізнесу;
– періодичне збільшення послуг шляхом розширення повноважень міської ради відповідно до чинного законодавства;
– доступ до повної інформації про всі адміністративні послуги, реєстраційні та дозвільні процедури в ЦНАП, в тому числі через мережу Інтернет;
– комфортне приміщення та некабінетна система обслуговування (зони прийому, інформування, очікування й обслуговування, з дитячим куточком та місцем для візків, туалетною кімнатою для осіб з інвалідністю та з обладнаним столиком для пеленання);
– забезпечення безбар’єрного доступу для маломобільних груп населення та осіб з інвалідністю;
– створення віддалених робочих місць в сільських населених пунктах;
– консультування, прийом документів і видача оформлених результатів надання адміністративних послуг через одну посадову особу – адміністратора;
– контроль за строками оформлення адміністративних послуг через адміністратора;
– зручні години прийому відвідувачів (ч.11 ст.12 ЗУ «Про адміністративні послуги»):

  • не менше 5 днів на тиждень;
  • 7 годин на день;
  • без перерви на обід;
  • не менше одного дня на тиждень до 20 години;
  • зручності для людей з особливими потребами;
  • правовий сервіс для громадян (залучення до роботи фахівців центрів вторинної правової допомоги та центрів зайнятості з профорієнтації, започаткування власної справи; надання допомоги в оформленні позовних заяв до суду з питань захисту прав споживачів);
  • можливість отримання «супутніх послуг», зокрема банківське обслуговування або встановлення платіжного терміналу, POS-терміналів на робочих місцях в ЦНАП, фотографування на документи, їх ламінування тощо.

При тих чи інших життєвих обставинах кожна людина звертається до відповідного органу влади за отриманням будь-якої довідки, виписки, витягу, за здійсненням первинних реєстраційних дій (реєстрація народження, місця проживання, нерухомості, підприємницької діяльності, земельної ділянки тощо), нарахуванням окремих видів соціальної допомоги і інше.

Усі ці послуги мають надаватися за принципом – «Доступно всім – зручно для кожного!», тобто максимально зручно, доступно, зрозуміло, за спрощеними процедурами і, що головне, в територіальній близькості до заявника.

Послуги мають бути прозорими і якісними.

З метою забезпечення максимального сервісу для громадян, підвищення авторитету міської влади, ЦНАП має ефективно співпрацювати з мешканцями у сфері надання адміністративних послуг.

В сьогоднішніх умовах ЦНАП має стати «єдиною точкою входу до міської влади» для кожного жителя новоствореної Долинської ОТГ. Крім того, на державному рівні формується стійка тенденція щодо поступової передачі всіх функцій ЦНАП, утворених при райдержадміністраціях до ЦНАП новостворених об’єднаних територіальних громад.

ЦНАП, утворений при територіальній громаді, має чітко позиціонуватися як «обличчя місцевої влади».

Відповідно до вимог чинного законодавства України ЦНАП має знаходитися в центральній частині міста або іншому зручному для суб’єктів звернення місці з розвинутою транспортною інфраструктурою. На вході до приміщення (будівлі) розміщується вивіска з найменуванням центру та табличка з інформацією про його місцезнаходження, графік роботи тощо.

Технологічне забезпечення ЦНАП:

  • потрібно забезпечити надійний зв’язок з мережею Інтернету та сучасне комп’ютерне обладнання в ЦНАП для роботи з державними реєстрами;
  • для інформування населення створити власну веб-сторінку з інформацією про роботу ЦНАП та доступні послуги, або публікувати цю інформацію на існуючому сайті міської ради;
  • для здійснення обліку наданих послуг, контролю термінів та швидкого обміну даними в електронній формі підключитися до існуючої системи електронного документообігу;
  • також бажано передбачити облаштування приміщення ЦНАП системою відеоспостереження;
  • для надання юридичної значимості діям в електронній формі рекомендовано для адміністраторів ЦНАП отримати електронний цифровий підпис.

Створений ЦНАП на території ОТГ має бути дієвим механізмом, який дозволяє стабільно наповнювати місцевий бюджет за рахунок надання платних адміністративних послуг.

5. Принципи діяльності ЦНАП

Діяльність ЦНАП повинна базуватися на наступних принципах:
– принцип орієнтації на одержувачів адміністративних послуг – формування ефективної системи взаємодії працівників ЦНАП із одержувачами;
– принцип поінформованості одержувачів адміністративних послуг – забезпечення функціонування постійно діючої системи інформаційного забезпечення одержувачів;
– принцип зацікавленості виконавця в якісному і своєчасному наданні відповідної адміністративної послуги;
– принцип найменшої дії – максимальне спрощення технології надання адміністративних послуг (забезпечення мінімально можливих витрат трудових, матеріальних, часових ресурсів тощо);
– забезпечення гнучкості в наданні адміністративних послуг з врахування специфічних особливостей і потреб їх одержувачів;
– встановлення зворотного зв’язку із одержувачами адміністративних послуг;
– забезпечення гендерної рівності.

6.Основні функції ЦНАП:

– надання суб’єктам звернень вичерпної інформації і консультацій щодо вимог та порядку надання адміністративних послуг, прийом вхідних пакетів документів, їх обробка та видача результатів послуг;
– забезпечення надання адміністративних послуг суб’єктам звернень у строки, встановлені законом;
– організація передачі документів із ЦНАП до виконавчих органів, що беруть участь в наданні відповідних адміністративних послуг, а також передачі вихідних документів до ЦНАП;
– організаційне забезпечення надання адміністративних послуг суб’єктами їх надання;
– здійснення контролю за додержанням суб’єктами надання адміністративних послуг строків розгляду справ та прийняття рішень;
– залучення представників органів виконавчої влади для вирішення спірних питань, що виникають в процесі надання адміністративних послуг;
– здійснення реєстраційних процедур, в тому числі реєстрації прав на нерухоме майно, реєстрація юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців, реєстрація місця проживання, реєстрація актів цивільного стану;
– контроль за виконанням звернень громадян.

7.Організація діяльності ЦНАП:

Планування.

Реалізація Концепції здійснюватиметься відповідно до плану заходів, у якому зазначається суть заходу, терміни його виконання, відповідальні особи. У ході виконання план заходів може уточнятися, при цьому детальніше плануються роботи на короткий період і уточняються терміни їх виконання на подальших етапах.

Роль керівника.

Міський голова очолює та регулярно контролює процес створення ЦНАП. Для побудови дієвої системи управління процесом реформування надання адміністративних послуг міський голова особисто вирішує такі питання:

  • про створення ЦНАП, як виконавчого органу міської ради;
  • визначення структури ЦНАП і розподіл відповідальності;
  • прийняття рішень у випадку конфліктів або неузгодженостей між різними структурними підрозділами, що надають адміністративні послуги в рамках ЦНАП;
  • визначення основних напрямків плану заходів, моніторинг його виконання, аналізу причин відхилення.

Особливо важливим є проведення роз’яснювальної роботи серед працівників виконавчих органів міської ради щодо необхідності функціонування ЦНАП та злагодженої роботи всіх структурних підрозділів. Кожна посадова особа органу місцевого самоврядування повинна відчувати, що організація та функціонування ЦНАП є одним з пріоритетних напрямків діяльності міської ради.

Координуючий орган з питань організаційного забезпечення створення ЦНАП (Робоча група).

Для організації та забезпечення діяльності ЦНАП міський голова створює координаційний орган – Робочу групу.

Головним завданням Робочої групи є забезпечення виконання плану заходів щодо впровадження проекту реформування надання адміністративних послуг. На засіданнях Робочої групи розглядається хід його виконання, аналізуються проблеми, що виникли, приймаються оперативні рішення щодо їх вирішення, даються відповідні доручення. Рішення Робочої групи є обов’язковими для виконання усіма працівниками виконавчих органів міської ради, залученими до створення і функціонування ЦНАП. У разі потреби, такі рішення можуть бути основою для розпоряджень міського голови. З метою забезпечення керованості процесом з боку керівництва міської ради питання щодо створення і функціонування ЦНАП періодично розглядаються на апаратних нарадах із заслуховуванням звіту голови Робочої групи.

Організаційні питання створення ЦНАП.

В процесі створення ЦНАП необхідно вирішити наступні завдання:

– визначити перелік виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств, що будуть надавати адміністративні послуги в ЦНАП;

– затвердити Реєстр адміністративних послуг (внести зміни в існуючий у відповідності до чинного законодавства);

– визначити перелік вимог щодо створення та функціонування ЦНАП;

– визначити і підготувати приміщення і обладнати необхідну кількість робочих місць для посадових осіб;

– розробити Положення про ЦНАП, в тому числі зазначити схему взаємодії підрозділів з ЦНАП;

– розробити Регламент роботи ЦНАП з чітко визначеною процедурою надання послуг в ЦНАП;

– розробити та затвердити посадові інструкції працівників ЦНАП;

– сформувати вимоги до електронної бази даних та програмного забезпечення ЦНАП;

– створити для споживачів адміністративних послуг умови щодо отримання в приміщенні ЦНАП супутніх послуг (копіювання документів, банківські послуги тощо).

Функціонування ЦНАП.

Центр надання адміністративних послуг Долинської міської ради – це структурний підрозділ, структура та штатний розпис якого затверджується рішенням міської ради.

Окрім адміністративних послуг, які сьогодні надаються через Громадську приймальню, ЦНАП може забезпечити надання адміністративних послуг, які належать до власних та делегованих повноважень місцевої ради, в тому числі з реєстрації актів цивільного стану, видачі паспорта громадянина України та паспорта громадянина України для виїзду за кордон, видачі відомостей з Державного земельного кадастру, у сфері соціального захисту.

8.Навчання та мотивація працівників

На всіх етапах функціонування ЦНАП повинно проводитися навчання та підвищення кваліфікації працівників, щоб забезпечити їх можливість виконувати свої функції з надання адміністративних послуг.

Форми навчання можуть бути:

  • навчання в рамках апаратної наради;
  • навчання, що проводяться зовнішніми спеціалістами;
  • участь співробітників у зовнішніх короткотермінових навчальних курсах та тренінгах.

Також повинні проводитися заходи, спрямовані на підвищення мотивації працівників.

9.Очікувані результати

Від реалізації Концепції очікуються наступні результати:
– прозорі умови надання адміністративних послуг, підвищений інвестиційний клімат, максимальні надходження до міського бюджету за надання адміністративних послуг;
– комфортні, доступні і безбар’єрні умови для отримувачів послуг в приміщенні ЦНАП;
– використання електронної системи керування чергою;
– можливість отримання послуги у віддалених робочих місцях;
– можливість оплати платних адміністративних послуг безпосередньо у приміщенні ЦНАП;
– зручний графік роботи, в тому числі один день в тиждень до 20 години;
– оперативний моніторинг та контроль за будь-якою діяльністю, пов’язаною з наданням адміністративних послуг.

10.Фінансове забезпечення

Для покриття витрат на створення ЦНАП будуть використані кошти міського бюджету, державна субвенція на розвиток інфраструктури ОТГ, кошти міжнародної технічної допомоги та інші дозволені законодавством кошти.

Оцінка фінансових ресурсів, необхідних для реалізації Концепції буде проведена після розробки відповідного плану заходів та кошторису.